1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza polityka dotyczy Serwisu www, funkcjonującego pod adresem url: https://roztoczecleanpro.pl/ oraz powiązanego z nim systemu obsługi zapytań i zleceń (dalej: „System”).
  2. Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: Cocktail Event Bar Marcin Gredys, Żdanów 33, 22-400 Zamość, NIP: 9222755531 (dalej: „Operator” lub „Administrator”).
  3. Adres kontaktowy poczty elektronicznej Operatora: Roztoczecleanpro@gmail.com
  4. Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie, w szczególności w formularzu zapytania o usługi sprzątania.
  5. Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach:
    • prezentacja oferty lub informacji,
    • obsługa zapytań przesłanych przez formularz — kontakt zwrotny, przygotowanie i przedstawienie wyceny usług,
    • zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług sprzątania (w przypadku akceptacji oferty),
    • rozliczenie wykonanych usług, wystawianie paragonów i faktur,
    • wysyłka powiadomień związanych z realizacją usługi (np. SMS lub e-mail z przypomnieniem o terminie sprzątania, potwierdzeniem wykonania usługi lub ofertą do akceptacji).
  6. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:
    1. poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Operatora,
    2. poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”).

2. System zapytań — zakres i zasady przetwarzania danych

  1. Formularz zapytania w Serwisie umożliwia dobrowolne podanie następujących danych: imię i nazwisko lub nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail, NIP (w przypadku firm), adres miejsca sprzątania, metraż oraz treść wiadomości.
  2. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zapytania. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy, podjęte na żądanie osoby, której dane dotyczą) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora — obsługa korespondencji i zapytań).
  3. W przypadku podania NIP firmy System może pobrać publicznie dostępne dane podmiotu (nazwę i adres siedziby) z rejestru REGON prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny, za pośrednictwem oficjalnego API GUS (BIR). Pobierane są wyłącznie dane jawne, dostępne w publicznym rejestrze.
  4. Dane z zapytania trafiają do wewnętrznego systemu obsługi zleceń Operatora, w którym są wykorzystywane do: kontaktu zwrotnego, przygotowania oferty i wyceny, planowania i realizacji usług, prowadzenia historii współpracy oraz rozliczeń.
  5. W ramach realizacji usług System może przetwarzać dodatkowo: adresy miejsc świadczenia usług, ustalenia dotyczące zakresu prac oraz dokumentację fotograficzną wykonania usługi (zdjęcia stanu przed i po sprzątaniu). Dokumentacja fotograficzna dotyczy sprzątanych pomieszczeń i nie jest wykonywana w celu utrwalania wizerunku osób.
  6. Do wysyłki powiadomień SMS Operator korzysta z usługi profesjonalnego dostawcy bramki SMS (SMSAPI sp. z o.o.), któremu przekazywany jest wyłącznie numer telefonu i treść wiadomości, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
  7. Dane z zapytań, które nie zakończyły się zawarciem umowy, przechowywane są przez okres niezbędny do obsługi zapytania, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu. Dane związane z realizacją umów i rozliczeniami przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności podatkowymi — co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
  8. Formularz jest chroniony przed spamem mechanizmami technicznymi (m.in. pole-pułapka i ograniczenie liczby zgłoszeń); w logach Systemu zapisywany jest adres IP nadawcy zgłoszenia w celu zapewnienia bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom.

3. Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Operatora

  1. Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL) — dane wprowadzane w Serwisie i Systemie są szyfrowane na urządzeniu użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
  2. Hasła użytkowników Systemu przechowywane są wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (hashowanej) — nie jest możliwe ich odtworzenie.
  3. Dostęp do Systemu obsługi zleceń mają wyłącznie upoważnione osoby (Operator i jego pracownicy), po zalogowaniu; System wspiera dodatkowo logowanie dwuskładnikowe z użyciem biometrii urządzenia.
  4. Dokumentacja fotograficzna i dokumenty przechowywane w Systemie nie są dostępne publicznie — serwowane są wyłącznie zalogowanym, uprawnionym użytkownikom.
  5. Operator okresowo wykonuje kopie bezpieczeństwa danych.
  6. Oprogramowanie wykorzystywane do obsługi Serwisu i Systemu podlega bieżącej aktualizacji.

4. Hosting

  1. Serwis oraz System są utrzymywane (hostowane) na serwerach zewnętrznego, profesjonalnego dostawcy hostingu na terenie Unii Europejskiej.
  2. Firma hostingowa prowadzi logi serwerowe w celu zapewnienia niezawodności technicznej; logi mogą obejmować m.in. adres IP, datę i czas żądania oraz informacje o przeglądarce.

5. Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

  1. W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to takich grup odbiorców:
    • firma hostingowa na zasadzie powierzenia,
    • dostawca bramki SMS (w zakresie numeru telefonu i treści powiadomień),
    • upoważnieni pracownicy i współpracownicy, którzy korzystają z danych w celu realizacji usług,
    • podmioty świadczące obsługę księgową i prawną na rzecz Administratora,
    • organy publiczne — wyłącznie na podstawie przepisów prawa.
  2. Twoje dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
  3. Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:
    • dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
    • ich sprostowania,
    • usunięcia,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • oraz przenoszenia danych.
  4. Przysługuje Ci prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  5. Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zapytania i realizacji usług.
  7. W stosunku do Ciebie nie są podejmowane decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujące skutki prawne.

6. Informacje w formularzach

  1. Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
  2. Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
  3. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza — obsługi zapytania o usługi i kontaktu zwrotnego.
  4. Dane podane w formularzach nie są udostępniane podmiotom trzecim inaczej, niż za zgodą użytkownika lub w przypadkach opisanych w pkt 5.

7. Logi Administratora

  1. Informacje o zachowaniu użytkowników w Serwisie mogą podlegać logowaniu. Dane te są wykorzystywane w celu administrowania Serwisem oraz zapewnienia bezpieczeństwa.

8. Informacja o plikach cookies

  1. Serwis korzysta z plików cookies.
  2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Operator Serwisu.
  4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
    • utrzymanie sesji użytkownika Systemu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie ponownie wpisywać loginu i hasła,
    • zapewnienie prawidłowego działania formularzy (w tym ochrony przed spamem),
    • zapamiętywanie preferencji użytkownika.
  5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
  6. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies.
  7. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.

9. Zarządzanie plikami cookies — jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?

  1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach uniemożliwić korzystanie ze stron www.
  2. W celu zarządzania ustawieniami cookies wybierz z listy oficjalnych stron internetowych producentów najczęściej używanych przeglądarek internetowych aplikację, której używasz i postępuj zgodnie z instrukcjami producenta: Edge, Chrome, Safari, Firefox, Opera oraz odpowiednio ich wersje mobilne.